Gestire in modo efficace la comunicazione in ufficio

Non basta comunicare bene verso l’esterno dell’azienda: anche all’interno della stessa, è molto importante curare la comunicazione tra i colleghi

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    Non in tutte le attività commerciali le soluzioni tecnologiche rappresentano il miglior strumento per comunicare: in parecchi casi, ricorrere a strumenti tradizionali può essere non solo più conveniente, bensì, anche più efficace.

    L’importanza di comunicare bene tra colleghi

    Quando si pensa alla comunicazione ed alla sua importanza per un’azienda, spesso, si tende a considerare soltanto quella che è rivolta soprattutto verso l’esterno: tuttavia, per riuscire ad operare in modo efficiente, non si può prescindere dal curare efficacemente la trasmissione delle informazioni in ufficio. Se da una parte computer e dispositivi mobili sono indubbiamente molto utili allo scopo, talvolta, anche preoccuparsi semplicemente di esporre avvisi in azienda con le bacheche può essere una soluzione altrettanto efficace per evitare problemi di comunicazione tra persone che lavorano in squadra alla realizzazione di determinati progetti. Si potrebbe ritenere, a torto, che soltanto le e-mail, le videoconferenze e le piattaforme cloud possano consentire di lavorare in maniera produttiva in ufficio, magari perché si associa questi strumenti al successo ottenuto dalle aziende high tech che li hanno sviluppati. Se è vero che, indubbiamente, questi supporti per gestire lo svolgimento delle mansioni all’interno ed all’esterno dell’ufficio possono contribuire in maniera significativa al successo di quanto si fa in azienda, non bisogna dimenticare che in tante realtà imprenditoriali – anche di grosse dimensioni – spesso non si rinuncia a lavorare in modo tradizionale. Non sono pochi, a questo proposito, gli esempi di grossi brand che hanno deciso di affiancare all’utilizzo delle piattaforme tecnologiche anche metodologie di lavoro che, magari agli occhi di chi non conosce queste realtà industriali, possono sembrare superate e poco flessibili. Eppure, queste aziende continuano ad utilizzarle: perché? Semplice: giacché talvolta è più facile evitare fraintendimenti e, di conseguenza, errori nello svolgimento delle mansioni, soprattutto quando più persone collaborano nella realizzazione di un progetto, occupandosi nello stesso tempo di portare a termine compiti essenziali al raggiungimento di un obiettivo comune.

    La comunicazione digitale e quella analogica: quale usare?

    La domanda fatidica, quindi, è quella riportata nel titolo soprastante: è meglio puntare sulle soluzioni per comunicare di tipo digitale oppure su quelle analogiche e, soprattutto, esistono delle valide ragioni per le quali abbandonare definitivamente quei processi organizzativi che fanno capo all’uso di sistemi tradizionali di lavoro? Per rispondere a questa domanda, possiamo indubbiamente citare l’esempio eclatante della Ferrari: questa eccellenza italiana, infatti, anni fa decise di porre un limite allo scambio di e-mail tra colleghi, chiedendo ai dipendenti di focalizzare l’attenzione sulla comunicazione, prendendosi il tempo per scambiarsi opinioni e pareri di persona. Perché un marchio automobilistico di questo livello – che rappresenta un clamoroso esempio di successo imprenditoriale – decide di adottare un approccio simile nell’organizzazione del lavoro? La risposta è più facile di quanto si possa credere: giacché i manager si sono accorti che nello scambio di e-mail, spesso, informazioni importanti andavano perse o fraintese, soprattutto quando si aggiungevano tante persone nell’interazione digitale. Il rischio di lasciarsi sfuggire dei dettagli fondamentali per svolgere delle mansioni, si traduce spesso in errori: e questi ultimi, per le aziende, rappresentano sempre dei costi poco (o per nulla) preventivati. Ecco perché le riunioni e gli scambi di vedute e consigli tra colleghi, spesso, restano ancora soluzioni ideali per comunicare in modo efficace all’interno di un ufficio.

    I prodotti per comunicare in modo efficace in azienda

    Se le modalità tradizionali di lavoro non si possono ritenere completamente superate, è altrettanto importante trovare i supporti indispensabili per garantire che questi processi si riescano a gestire correttamente, soprattutto laddove in ufficio fossero presenti parecchi collaboratori. Ecco che, quindi, bacheche, lavagne, cartelli, blocchi per appunti, pennarelli indelebili e tanti altri prodotti continuano a restare una scelta privilegiata nell’organizzazione della comunicazione tradizionale all’interno dell’ufficio. Anche in funzione degli spazi disponibili in azienda, è possibile attrezzare una sala riunione con tutto questo materiale: così facendo, si gettano le basi per creare una comunicazione migliore all’interno del proprio ambiente lavorativo.

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